يعد البريد الإلكتروني شكلا من أشكال الاتصالات الإلكترونية المستخدمة في العمل اليومي، وهو الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى، حيث يعمل الكثير من الأشخاص عن بُعد وفي عزلة؛ مما عزز قدرة هذه الوسيلة على إثارة قلق الناس بآلاف الطرق المختلفة.
يقول تقرير لصحيفة “وول ستريت جورنال” (Wall street journal) الأميركية إن تفقد البريد الإلكتروني أصبح أمرا أساسيا للغاية، ومع ذلك يمكن أن يتحول إلى مصدر كبير للضغط على الأشخاص في العمل. إليك ما يجب فعله حيال ذلك.
كلما زاد عدد الجهات التي تتعامل معها ستشعر بالاضطراب والقلق، خصوصا عندما تحتاج إلى الرد على كل هذه الرسائل القادمة من البريد، والتي يتطلب بعضها اتخاذ قرار.
تقول كارولين فاندر ويلت، التي تعيش في سانتا مونيكا بولاية كاليفورنيا، والتي تعمل كمديرة منتجة لشركة تكنولوجيا “يبدو الأمر وكأنه قدر كبير من الضغط”، في هذه المرحلة حتى الملاحظات التي تثني على عملها في بريدها الوارد تثير القلق.
تقول ويلت “يجب أن تعكس إجابتي هذا الإطراء. أحتاج إلى الاستمرار في هذه الهالة، لقد خدعتهم ليعتقدوا أنني رائعة حقا”، “ماذا أقول؟” لقد وجدت نفسها تتمنى لو لم تتلق الثناء في المقام الأول.
رد مباشرة
يقول دانيل بوست سيننغ، مؤلف كتاب “إيملي بوستس مانرز إن أديجتال ورلد” (Emily Post’s Manners in a Digital World)، إن أمامنا 24 ساعة للرد على رسالة في البريد الإلكتروني، فكونك أكثر سرعة يمكن أن يمنحك ميزة عن غيرك.
وللرد بسرعة قم بتقليد شكل الملاحظة الأصلية في ردك، مع تعديل أشياء مثل تحيتك -“مرحبا” غير رسمي مقابل “عزيزي السيد جونسون”- للمطابقة.
يقول سينغ “خاطب إنسانيتهم في البداية، فذلك يجعل الشيء الذي تقوله بعد ذلك أكثر احتمالا لتفسيره بطريقة بسيطة”.
ففي عالم نتعرض فيه للقصف بالإشعارات التي تبدو غير محدودة، بداية من النصوص والتغريدات وتعليقات “إنستغرام” (Instagram) وإعجابات “فيسبوك” (Facebook) وتضاعف تنبيهات “سلاك” (Slack)، يمكن للبريد الإلكتروني أن يشعرك بأنه محدد ورسمي، وهو ما يجعلك تشعر أنه التزام حقيقي، ويجب الرد عليه، وفق ما يقول سيننغ. كما أن ثبات الوسيلة ووضوحها يجعلانها محفوفة بالمخاطر، فماذا لو قلت شيئا خاطئا؟
يقول أندرو برودسكي، أستاذ الإدارة في جامعة تكساس في كلية إدارة الأعمال في أوستن، الذي يبحث في الاتصال الافتراضي بمكان العمل “القلق المتعلق بالبريد الإلكتروني والرد عليه موجود بلا شك”.
الإفراط في التفكير في الأمر قد يزيد الأمور سوءا، وقد وجدت ورقة عمل من الدكتور برودسكي أن المشاركين في بحث أجراه على وكلاء العقارات وسماسرة الرهن العقاري يدققون كل حرف في الرسالة، وكلما زادوا التدقيق كلما شعروا بنجاح تواصلهم الإلكتروني.
ويقول برودسكي “أنت قلق، وحين تبدأ في صياغة الرسائل بشكل مبالغ فيه، فقد تنتهي إلى أن تصير ضارة”.
أجل ولكن بذكاء
يعتمد كارل أوستروسكي، المستشار في شيكاغو، على تأخير الرد على الرسائل حتى يتسنى له التفكير فيها وإعادة صياغتها؛ لكنه يقوم بهذا التأخير ليمنح نفسه مساحة إضافية للتنفس من خلال إرساله “رسالة الإقرار بالبريد الإلكتروني”، وهي رد سريع ومختصر حيث يؤكد للمتلقي أنه رأى ملاحظته، وسوف يرد في وقت لاحق بعد استيعابه لها بالكامل.
إنها طريقة لتأجيل الرد؛ لكن بشكل أكثر إيجابية للشخص الآخر، كما يقول، لتهدئة أي قلق قد يكون لديه بشأن طلبه وتأكيد أن الكرة في ملعبه.
فن الرد
نصائح عبر البريد الإلكتروني من خبير الإتيكيت دانيال بوست سيننغ “هل أنت غير متأكد من كيفية التعبير عن امتنانك؟ جرب جملا إيجابية مثل “كان هذا ممتعا” إذا كنت تشعر بالارتباك بسبب ملاحظة وصلتك وهي مكتوبة بشكل جيد، وتخشى أن يكون ردك غير ملائم، فقل “أنت كاتب رائع؛ أنا مسرور من رسالتك”.
العودة إلى الأساسيات العبارات البسيطة يمكن أن تكون قوية، لا تنسى استخدام شكرا لك، من فضلك، على الرحب والسعة، عفوا.
